Quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Bắc Ninh

Theo Quy chế, hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh là thành phần trong hệ thống thông tin của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh được sử dụng vào việc gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử, sử dụng trong hoạt động công vụ của các tổ chức, cá nhân. Hệ thống được thiết lập, tích hợp và vận hành trên hạ tầng công nghệ thông tin truyền thông của tỉnh và mạng thông tin toàn cầu Internet. Hệ thống có địa chỉ truy cập là: https://mail.bacninh.gov.vn.

Việc sử dụng an toàn Hệ thống thư điện tử công vụ được quy định như sau: Mật khẩu hộp thư điện tử công vụ phải chứa ít nhất 10 ký tự đối với mật khẩu mức quản trị hệ thống và chứa ít nhất 8 ký tự đối với mật khẩu người sử dụng. Mật khẩu bao gồm: Chữ thường, chữ in hoa, chữ số và ký tự đặc biệt. Mật khẩu ở mức quản trị hệ thống phải được thay đổi 03 tháng một lần và mật khẩu tài khoản người dùng được thay đổi 06 tháng một lần; Mật khẩu mới phải không trùng tên đăng nhập, không dùng lại 3 mật khẩu gần nhất; Người dùng hạn chế tối đa việc truy cập hộp thư điện tử công vụ qua mạng không dây tại các địa điểm công cộng không rõ nguồn gốc; Kiểm tra virus trước khi mở tệp tin được tải về từ hộp thư điện tử công vụ; Không gửi, nhận tệp tin thực thi qua hệ thống thư điện tử công vụ và hạn chế gửi, nhận các tệp tin nén có mã hóa; Sử dụng chữ ký số để ký số trên các tài liệu gửi đi của tổ chức trên hệ thống thư điện tử công vụ; Thông báo ngay tới bộ phận quản trị Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh khi thấy hộp thư điện tử công vụ được cấp có hiện tượng bất thường, mất an toàn.

Khi có yêu cầu cấp mới hoặc thay đổi thông tin hộp thư điện tử công vụ, cơ quan, đơn vị, tổ chức gửi văn bản đề nghị vào hộp thư điện tử công vụ của Sở Khoa học và Công nghệ (theo địa chỉ skhcn@bacninh.gov.vn). Đối với yêu cầu cấp lại mật khẩu, cá nhân, cơ quan, đơn vị, tổ chức gửi yêu cầu thông qua đầu mối công chức, viên chức chuyên trách công nghệ thông tin của tổ chức theo hình thức gửi văn bản hoặc điện thoại đến người phụ trách quản trị hệ thống thư điện tử công vụ.

UBND tỉnh giao Sở Khoa học và Công nghệ quản lý, vận hành Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các quy định. Thực hiện chức năng quản trị, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật, kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục các sự cố để hệ thống thư điện tử công vụ vận hành thông suốt, liên tục. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư điện tử công vụ theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân được cấp hộp thư; Hàng năm lập dự toán kinh phí phục vụ quản lý, duy trì, vận hành và nâng cấp hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh, gửi Sở Tài chính thẩm định, Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt theo quy định.

Các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan có trách nhiệm quản lý, sử dụng hộp thư điện tử công vụ được cấp đảm bảo tuân thủ các quy định trong Quy chế này; chịu trách nhiệm về các nội dung thông tin được gửi từ hộp thư điện tử công vụ của cá nhân. Bảo vệ thông tin cá nhân của hộp thư điện tử công vụ, không cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu đăng nhập vào hệ thống thư điện tử công vụ cho người khác. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cáo cơ quan quản lý trực tiếp để báo cáo Sở Khoa học và Công nghệ xử lý kịp thời. Khi phát hiện các văn bản, tài liệu trong hộp thư có chứa nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước, các nội dung phản động chống phá nhà nước phải kịp thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan để kịp thời thông báo đến Sở Khoa học và Công nghệ, cơ quan nơi gửi đi tài liệu đó để gỡ bỏ; đồng thời báo cáo cơ quan chức năng phối hợp đánh giá mức độ lộ, lọt thông tin, tài liệu mật để có biện pháp khắc phục.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 05 tháng 12 năm 2025 và bãi bỏ Quyết định số 27/2018/QĐ-UBND ngày 04/10/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Giang Ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Bắc Giang.