Nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức và người lao động (CCVC&NLĐ), Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Bắc Ninh đã ký Quyết định Ban hành Quy chế quản lý hồ sơ CCVC&NLĐ, trên cơ sở các văn bản pháp luật hiện hành như: Luật Cán bộ, công chức; Luật Viên chức; Nghị định số 170/2025/NĐ-CP và các Thông tư của Bộ Nội vụ.
Quy chế nêu rõ cách thức quản lý hồ sơ CCVC&NLĐ theo nguyên tắc đảm bảo sự thống nhất, khoa học, chính xác, đầy đủ và có hệ thống, từ khi tuyển dụng cho đến khi chấm dứt hợp đồng làm việc. Hồ sơ bao gồm các tài liệu pháp lý phản ánh quá trình công tác, học tập, đào tạo, bổ nhiệm, khen thưởng và các mối quan hệ liên quan. Thành phần hồ sơ và các biểu mẫu sử dụng để quản lý hồ sơ được thực hiện thống nhất theo quy định của các văn bản hướng dẫn, như: Quyết định số 07/2025/QĐ-UBND, các Thông tư số 11/2012/TT-BNV, 07/2019/TT-BNV và Quyết định 06/2007/QĐ-BNV, cùng các biểu mẫu phù hợp.
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày có quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp đồng, Văn phòng Sở hướng dẫn CCVC kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ gốc. Trường hợp thiếu hoặc không có hồ sơ gốc, cơ quan quản lý có trách nhiệm yêu cầu CCVC bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ trong thời hạn quy định. Hồ sơ được bổ sung, chỉnh sửa định kỳ hằng năm hoặc khi có thay đổi thông tin. Khi có hoạt động tiếp nhận, chuyển công tác hoặc nghỉ hưu, Văn phòng Sở thực hiện đầy đủ việc tiếp nhận, bàn giao và sao y bản chính các tài liệu trong hồ sơ, đảm bảo tính liên tục và đầy đủ của dữ liệu cán bộ.
Việc nghiên cứu, sử dụng, khai thác, lưu trữ, bảo quản hồ sơ được thực hiện theo quy định tại các Điều 13, 14 của Thông tư số 11/2012 và Thông tư số 07/2019, đảm bảo hồ sơ luôn đầy đủ, chính xác, an toàn và có thể khai thác sử dụng khi cần thiết .
Về trách nhiệm thực hiện, Văn phòng Sở có trách nhiệm tham mưu, giúp Giám đốc thực hiện quản lý hồ sơ chung của CCVC&NLĐ, chủ trì phối hợp với các đơn vị trong việc xác minh, xác nhận thông tin, cũng như hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quản lý hồ sơ. Trưởng các phòng, chi cục trưởng, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Sở có trách nhiệm triển khai quy chế tới toàn thể CCVC&NLĐ thuộc quyền quản lý, yêu cầu thực hiện nghiêm túc việc kê khai, bổ sung và bảo quản hồ sơ.
Quy chế được ban hành không chỉ đáp ứng yêu cầu về công tác quản lý nhân sự theo hướng hiện đại, minh bạch, mà còn tạo cơ sở pháp lý rõ ràng cho việc sử dụng, khai thác và lưu trữ hồ sơ phục vụ công tác tổ chức cán bộ trong toàn ngành./.
