Nguyên tắc cấp mã truy vết địa điểm trong truy xuất nguồn gốc

Mã truy vết địa điểm được sử dụng để xác định bất kỳ vị trí nào có ý nghĩa trong quá trình sản xuất kinh doanh.

TCVN 13274:2020 là tiêu chuẩn hướng dẫn định dạng các mã dùng cho truy vết sử dụng trong hệ thống truy xuất nguồn gốc vật phẩm, hàng hóa, bao gồm các mã truy vết sau: Mã truy vết địa điểm; Mã truy vết tài sản; Mã truy vết vật phẩm; Mã truy vết vận chuyển.

Trong đó, mã truy vết địa điểm là dãy số hoặc số và chữ được dùng để định danh địa điểm diễn ra sự kiện ở các công đoạn sản xuất, kinh doanh trong quá trình truy xuất nguồn gốc.

Mã truy vết địa điểm được sử dụng để xác định bất kỳ vị trí nào có ý nghĩa trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vị trí đó có thể là vị trí vật lý, các phòng ban và pháp nhân, hệ thống công nghệ thông tin,… 

Bên cạnh đó, mã truy vết địa điểm được sử dụng khi tổ chức có nhu cầu phân biệt giữa vị trí này và vị trí khác, ví dụ mỗi cửa hàng của một nhóm bán lẻ bắt buộc phải có mã truy vết địa điểm riêng để cho phép giao hàng hiệu quả đến cửa hàng riêng lẻ.

Về nguyên tắc cấp mã truy vết địa điểm, thứ nhất, đối với pháp nhân: Một pháp nhân phải được cấp mã truy vết địa điểm của riêng mình khi tên pháp lý và/hoặc địa chỉ pháp lý và/hoặc số đăng ký hợp pháp khác với các pháp nhân khác và tổ chức cần định danh pháp nhân giữa các tổ chức; Thông tin khác được liên kết với mã truy vết địa điểm bao gồm các thông tin liên hệ (địa chỉ truy cập, địa chỉ email, số điện thoại,…).

Thứ hai, đối với bộ phận, phòng ban: Một bộ phận, phòng ban phải được cấp mã truy vết địa điểm riêng khi mục đích kinh doanh của nó khác với các bộ phận, phòng ban khác hoặc khi tổ chức cần phải phân biệt các bộ phận, phòng ban giữa các tổ chức khác; Thông tin liên quan đến mã truy vết địa điểm bao gồm pháp nhân có liên quan và có thể bao gồm các thông tin liên hệ (địa chỉ truy vập, email, số điện thoại,…), mã số thuế (ví dụ: số VAT) và thông tin tài khoản chính.

Thứ ba, đối với địa điểm vật lý: Một địa điểm vật lý được cấp mã truy vết địa điểm riêng khi địa chỉ đó khác với các vị trí vật lý khác và có nhu cầu phân biệt vị trí vật lý giữa các tổ chức; Một địa điểm vật lý trong một vị trí vật lý khác có thể được cấp mã truy vết địa điểm riêng (ví dụ như máy bán hàng tự động trong cửa hàng, kệ trong nhà kho,…); Thông tin liên quan đến một địa điểm vật lý mã truy vết địa điểm sẽ bao gồm pháp nhân liên quan và có thể bao gồm các chi tiết liên hệ (địa chỉ truy cập, email, số điện thoại,…), mục đích địa điểm (nhà kho, văn phòng,…), giờ hoạt động,…

Thứ tư, đối với một địa điểm số: Vị trí số phải được cấp mã truy vết địa điểm riêng khi mục đích của nó khác với các vị trí số khác và tổ chức cần phân biệt vị trí số giữa các tổ chức khác; Thông tin liên quan đến mã truy vết địa điểm vị trí số sẽ bao gồm pháp nhân liên quan và có thể bao gồm trạng thái phát triển (thử nghiệm, đã sản xuất), địa chỉ mạng của vị trí và chi tiết liên hệ của quản trị viên hệ thống (địa chỉ email, số điện thoại,…).

Cũng theo TCVN 13274:2020, tổ chức có nhu cầu xác định vị trí hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của mình chịu trách nhiệm gán mã truy vết địa điểm.